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實務解析 | 淺談采購需求的編制方法及要點

公告內容

        編者按:

本文通過分析工程、貨物、服務三大類項目采購需求的內容、表述方法及編制要點,探討招標代理機構如何以服務采購人為中心做好采購需求編制工作,創新服務方法,拓展服務邊界。



采購需求是招標人為實現采購目標編制的一份包含采購標的、商務、技術要求的重要文件,也是編制招標文件、確定投標人資格以及合同條款的重要依據。招標代理機構應嘗試參與采購需求的編制中,通過對采購需求內容的精準把握高效地開展招標投標工作。

《政府采購需求管理辦法》(財庫〔2021〕22號)明確了采購需求的定義、采購需求的確定方法、采購實施計劃以及采購需求的風險控制。站在招標代理機構角度,應主要考慮怎樣協助招標人補充、完善采購需求以及怎樣利用采購需求編制招標文件。

工程、貨物、服務三類項目,因為標的物的區別較大,采購需求的內容也不盡相同。下面分別闡述這三大類項目采購需求的特點、表述方法及編制要點。


工程類項目的采購需求



工程類項目的采購需求具有較強的通用性,相對比較簡單,內容描述一般引用國家標準技術規范、安全規范、驗收規范等。在市政、道路、橋梁、地鐵、水利等一些大型項目中,除了標準技術規范以外還會因項目的不同有一些特殊要求,如地形地貌、周邊人居環境、交通環境等,也有一些綠化項目招標人會給出具體的植物種類、規格、養護方法、成活率等。工程類項目有標準施工招標文件,評標辦法相對固定,因此采購需求編制是否合理主要來自招標人的技術判斷,對代理人員的專業性要求相對較低。


貨物類項目的采購需求



貨物類項目的采購需求會明顯表現出采購個性,如空調、電梯、機械生產設備、智能化設備、計算機、醫療設備、辦公用品、各類物資、建筑材料、生產材料等,這些貨物類項目之間沒有任何關聯性,即便都是中央空調的采購,不同的招標人側重點不同,編制出的采購需求也不盡相同,采購需求沒有模板文件,而且很多項目都有明顯的行業性、區域性、系統性。如何協助招標人制訂采購需求或者說如何讀懂招標人給出的采購需求,通常有兩種處理方法可以借鑒。

第一種方法,當遇到專業性的設備采購,例如空調、電梯,首先要保證招標代理人員具有一定的文字功底,將采購需求的內容至少閱讀三遍以上,遇到不理解的符號或指標可以上網搜索了解更多有關項目的專業知識,在這個過程中要注意發現三方面的問題:一是采購需求是否有傾向性、排他性,是否引用了某一特定產品的指標,是否符合目前設備市場的現狀,是否存在過時的規格、型號、指標等;二是招標人在采購需求的某個部分內容描述較多,說明該部分內容是招標人關注的重點,代理人員就要將該部分內容轉換成招標的術語在資格條件、評標辦法、合同條款中得以體現;三是是否存在前后內容表述不一致的地方,內容前后不一致可能會導致投標人無法正確報價,或者中標人就不一致的內容與招標人進行合同談判,這些情況會影響招標進度,也會導致合同價格變更或采購標準變更等,對招標人不利。如果采購金額較大或無法通過以上辦法確定采購需求是否合理,代理人員還可以通過專家評審、公示技術參數等方式來完善采購需求。切記不可不懂裝懂,以免給后續工作帶來難以解決的困難。

第二種方法,招標代理機構常會遇到一些普通物品采購,如辦公用品、日用品、食品、藥品等。這類物品距離日常生活很近,當招標代理機構拿到招標人的采購清單時,可以做一個簡單的市場調研,如發現清單上的有些產品或規格市場上沒有或者招標人指定了品牌而其他品牌的產品也可以滿足采購需求時,代理人員就要根據自己的調查結果建議招標人修改采購清單以規避采購風險。

這兩種方法具有一定的普遍適用性,也是常規理解采購需求的思路,但具體項目還要具體分析。


服務類項目的采購需求



服務類項目名目繁雜、包羅萬象,包括勘察、設計、監理、招標代理、工程造價、工程審計、稅務代理、會計代理、安保、勞務、運輸、物業等。招標代理機構不是萬能的,不可能什么項目都做過,但是代理人員要具備很強的總結性,善于發現項目中存在的共性和個性特征,以共性思維作基礎,完善個性化的部分。當招標人咨詢代理機構是否做過類似項目的時候,可以先傾聽招標人的需求,快速從需求當中提取出重點,如果能做到這一步,評標辦法的框架就可以基本確定,自然就可以駕馭任何項目。如勘察、設計、監理偏工程,側重點在技術方案、設計理念、工程質量、安全等;招標代理、工程造價、工程審計偏管理,側重點在擬派人員的資格、經驗、業績、風控能力、協調等;安保、勞務、運輸偏資質,側重點在企業的資質、用工的合法性、工人本身的健康狀況、工作經驗、人品等;物業偏服務,側重點在對業主問題的處理能力、收費的合理性、服務的及時性等。


案例分析



下面以一個貨物項目采購案例進行說明。

一家國有企業需要在一個已使用的車間中增加中央空調,招標人留出的采購時間少且沒有詳細的施工圖,只提供了采購設備的清單和車間布置圖。

在本案例中,招標人的采購需求只有一份采購設備清單,招標人的困惑是短時間內拿不出施工工程量清單,無法作出招標控制價從而開展施工招標,影響招標進度。代理機構的項目負責人根據已知信息,快速作出判斷并和招標人進行了有效溝通。解決方案是:招標人有詳細的設備采購清單,有簡單的布置圖,可以按照設備購置及安裝的思路把這個項目改成貨物標。這樣做有以下四個方面考量:一是節約了采購時間,使項目的進度由不可控變為可控;二是設備供應商相較于工程施工單位具有更高的專業性,更有利于項目的開展以及設備質量的把控;三是招標文件中將標前踏勘作為必選項,讓招標人在招標前期就對投標供應商有了更多的了解,對施工現場有了更細的規劃;四是評標辦法中給優化設計方案安排了一定的分值,讓設備供應商在投標過程中將現場踏勘的想法變成實實在在的方案,方便后期項目的實施。經過這樣調整后的招標方案,不僅得到了招標人的高度認可,而且中標結果也讓招標人非常滿意。


總結與建議



編寫一份內容詳實、操作性強的采購需求并不是工作的全部,以上的探討只是冰山一角,招標代理機構應不斷嘗試更多類型的項目以豐富自己的經驗。從這個角度來講,那些只作單一門類的招標代理人員在業務能力上的提升上不會有較大進步,反而是那些各行各業都能涉及一些的代理人員綜合業務能力的提升會更快一些。

招標代理機構在代理項目的過程中站位一定要高,無論什么行業、項目,只要抓住特點和本質并與招標人作高效的溝通,相信所有的項目都可以找到一個適合的采購路徑。對于未接觸過的項目縮手縮腳、猶豫不前或是缺乏思考、大膽冒進,只會讓代理機構處于被動的地位。招標人要的是代理機構解決問題的能力,沒有做過并不代表沒有能力,只要肯下功夫,根據以往的經驗和已知信息快速的整理、提煉,一定能找到解決問題的方法。

招標代理工作并不是機械的、簡單的重復,每一個項目都有自己的特點、難點,正所謂大標小標,標標不同。招標代理機構要強化專業意識、提升職業價值,切不可只停留在走流程等機械性、重復性的工作上,要在重復工作中提煉、總結出屬于自己的隱性知識,提高行業競爭力。

招標代理機構資質的取消,讓行業的競爭更趨白熱化,在目前市場同質化競爭日趨激烈的前提下,僅會走流程的招標代理機構是沒有任何競爭優勢的。抓住招標程序中的關鍵節點并向招標代理流程的前期延伸,如參與項目概算編制、可行性研究報告編制、采購需求的編制;向后期延伸比如招標控制價的編制、項目合同的起草、合同執行過程中的節點結算、質量風險控制、法律風險控制等都是招標代理機構可以介入的工作內容,這些增值服務內容有助于招標代理機構人員業務專業性和綜合協調能力的提升,同時能夠增強同行業競爭實力,使企業價值和個人價值得到充分體現。



作者:史艷紅    邊瑞明    蔡愛錦

作者單位:北京中興恒工程咨詢有限公司

圖片

來源:《招標采購管理》2022年第7期


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